Imaginez...
Vous dirigez un petit studio de design belge, dynamique et florissant. Vos journées sont rythmées par la créativité : projets de branding, conception de sites web, design d’emballages. Vous collaborez avec des détaillants, des fabricants et des prestataires de services, et vous avez tissé au fil des années des relations solides avec vos clients.
Chaque fin de mois, vous vous installez avec un café devant votre logiciel de facturation. Vous générez un PDF soigné pour chaque client, l’attachez à un e-mail et l’envoyez. Une routine bien rodée, simple et efficace, qui fonctionne depuis des années.
Puis, un matin, votre comptable vous envoie un message qui vous fait tiquer : "À partir du 1er janvier 2026, vous devrez émettre des factures électroniques structurées pour toutes vos transactions B2B." Vous froncez les sourcils. Factures structurées ? Électroniques ? Vos PDF ne sont-ils pas déjà électroniques et structurés ? Ils contiennent tous les champs requis. Ils sont électroniques, vu qu’ils sont envoyés par e-mail. Vous n’avez jamais eu de plaintes à ce sujet.
Quelques précisions.
Ce que votre comptable évoque n’est ni une recommandation ni une best practice : c’est une obligation légale. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA et réalisant des transactions business-to-business (B2B) devront émettre des factures électroniques structurées.
Cette obligation s’inscrit dans une transformation numérique plus large, visant à améliorer le respect des règles fiscales, à réduire les charges administratives et à renforcer l’interopérabilité entre les systèmes d’entreprises. Elle est consacrée par la Loi du 6 février 2024 et précisée dans l’Arrêté Royal du 8 juillet 2025, qui transpose partiellement la Directive 2006/112/CE en droit belge.
Contrairement à une facture papier ou PDF, une facture électronique structurée est un document lisible par machine, conforme à des standards sémantiques et syntaxiques stricts, comme le format Peppol BIS en UBL. Ces factures ne sont pas seulement numériques : elles sont conçues pour être traitées automatiquement, garantissant précision, traçabilité et conformité.
Ce changement est à la fois technique et stratégique. Il reflète une évolution vers une économie plus transparente, plus efficace et plus intégrée numériquement. Et cela signifie que toute entreprise, quelle que soit sa taille, devra s’adapter.
Concrètement.
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA réalisant des transactions B2B devront émettre des factures électroniques structurées. Cela concerne toutes les transactions B2B domestiques entre assujettis belges.
Quelques exceptions existent. Vous n’êtes pas tenu d’émettre de factures électroniques structurées si :
- Vous êtes un assujetti étranger sans établissement en Belgique.
- Vous relevez du régime forfaitaire de TVA (jusqu’au 1er janvier 2028).
- Vous exercez uniquement des activités exonérées de TVA.
- Vous vendez des immeubles neufs ou des véhicules sous certaines conditions spécifiques.
La réception de factures électroniques structurées n’est pas obligatoire pour les entreprises exerçant uniquement des activités exonérées de TVA.
Même si vous et vos partenaires commerciaux convenez d’utiliser un autre format que Peppol BIS – par exemple un XML personnalisé ou une autre syntaxe conforme à l’UE – cela ne vous dispense pas de vos obligations. Vous devez techniquement être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées au format Peppol BIS. Si votre client exige Peppol, vous devez vous y conformer. Si votre fournisseur envoie ses factures via Peppol, vous devez pouvoir les recevoir. Une certaine flexibilité permettant de recourir à des formats alternatifs existe, mais elle est conditionnelle.
En cas de non-respect de ces règles, des amendes variant de €1.500 pour une première infraction à €5.000 pour les suivantes sont prévues.
Alors, que faire ?
- Optez pour un logiciel de facturation compatible avec Peppol BIS.
- Connectez-vous à un Peppol Access Point.
- Informez vos clients et fournisseurs.
- Préparez vos équipes.
